الوكيل المساعد للشئون الادارية والمالية
الاختصاصات:
مهام المراقبة بمكتب الوكيل المساعد للشئون الادارية والمالية:
- استقبال البريد الوارد من مكتب الوزير ومكتب الوزارة وجميع ادارات الوزارة
- ترقيم البريد الوارد وجميع المستندات المرفقة به وتسجيله يدويا وآليا قبل عرضه على الوكيل المساعد
- متابعة توزيع الكتب والمستندات بعد الاطلاع على تأشيرات الوكيل المساعد عليها، وتوجيهها الى الجهات المعنية في ضوء توجيهات الوكيل المساعد وتأشيراته
- تسجيل الجهات التي وزعت عليها المستندات بعد اطلاع الوكيل عليها حتى تكون واضحة وكاملة
- اعداد الكتب الصادرة من مكتب الوكيل المساعد ومتابعة الرد على استجوابات مجلس الأمة سواء ادارية أو مالية
- تنظيم مقابلات المراجعين من الطلبة وأولياء الامور فيما يخص الشئون المالية سواء المبعوثين أو الدارسين على حسابهم الخاص
- تنظيم مقابلات السادة ضيوف الوزارة من اساتذة عاملين بالمعهدين وجهات حكومية أخرى
- متابعة وتنظيم الاتصالات بالمكاتب الثقافية سواء أكان الاتصال بحضور الشخص أو من خلال المكالمات
- التأكد من استيفاء القرارات الوزارية والادارية قبل عرضها على الوكيل لتوقيعها ثم توجيهها لمكتب وكيلة الوزارة أو الوزير
- ترتيب اجتماعات الوكيل المساعد سواء بالدعوة أو هاتفيا
- الرد على كتب الشكر والتهاني والبرقيات الخاصة بالوكيل المساعد
- استخراج مخرجات تخزين القرارات الداخلية بأنواعها والتعاميم وتزويد الشئون الادارية بالكشوف
يقوم جهاز السكرتارية بما يلي
- استقبال وتحويل المكالمات وتسجيلها يدويا
- ترتيب المكالمات الهاتفية الموجهة من مكتب الوكيل للخارج وتسجيلها يدويا
- القيام بجميع أعمال الطباعة الخاصة بمكتب الوكيل المساعد
- توزيع الأعمال التي تحول من المراقبة على موظفي السكرتارية لانجازها